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Dicas para melhorar sua experiência com a utilização do Outlook.


O Microsoft Outlook é uma ferramenta disponibilizada pela Microsoft, que normalmente encontramos quando instalamos o pacote completo do Office. Há diversas versões da aplicação, mas, neste documento, iremos trabalhar com a versão 2016.

O Outlook disponibiliza diversas ferramentas que podem nos ajudar a organizar melhor a nossa caixa de entrada e, também facilitar o uso de suas funcionalidades.


Dicas para organização da caixa de entrada

Criar pastas: Esta forma é extremamente eficaz para você organizar os seus e-mails. Criando uma pasta, você consegue separar seus e-mails da forma que for melhor para a sua utilização. Os nomes das pastas e a forma de organização é com você, bastando pressionar o botão direito do mouse na sua caixa de entrada e depois em “Nova Pasta”. Depois é só escolher o nome da pasta e mover seus e-mails para lá.

Há duas formas de mover seus e-mails de local. Uma delas é arrastando com o mouse para a pasta desejada ou clicando com o botão direito do mouse no e-mail e posteriormente em “Mover”.

Criar e atribuir categorias: Criando uma categoria, você pode determinar facilmente o estado de cada e-mail. Você pode criar uma categoria chamada “Respondido” e atribuir esta categoria para os e-mails que você já respondeu, por exemplo.

Para criar uma categoria, vá na Página Inicial do Outlook, Selecione “Categorizar” e depois “Todas as Categorias”. Irá ser aberta uma janela, onde você poderá criar uma categoria nova clicando em “Nova...”, renomear as existentes ou até mesmo excluir.

Para atribuir a categoria, selecione o e-mail, clique em “Categorizar” e depois selecione uma das categorias criadas.

Dicas para facilitar o uso do Outlook

Criar regras: Essa funcionalidade possui uma ampla área de utilização. Você pode criar uma regra, para mover mensagens, que contém palavras específicas, para uma determinada pasta. Você também pode criar uma regra, para mover mensagens de determinados remetentes para uma pasta específica.

Para criar uma regra, você deve clicar no botão “Regras” presente na aba “Página Inicial” do seu Outlook. Posteriormente, clique em “Gerenciar regras e alertas” e depois em “Nova Regra...”. Após isso, o Outlook oferece um passo a passo para criar as regras da forma que você desejar.

Crie etapas rápidas: Esse modo funciona como se fosse uma regra, porém você aciona somente quando você quiser. Você pode criar uma etapa rápida para mover algum e-mail para uma determinada pasta, bastando você somente escolher uma tecla de atalho e tudo estará pronto.

Para criar uma etapa rápida, você deverá selecionar a aba “Página Inicial”, e depois no painel “Etapas rápidas”, clique em “Mais” para aparecer todas as opções do painel e vá em “Criar”. Neste local, é só selecionar as funcionalidades que você quiser e escolher uma tecla de atalho.

Dicas para envio de e-mail

Crie assinaturas: As assinaturas de e-mail são muito importantes. Você pode criar assinaturas mais formais para e-mails profissionais e outras mais pessoais. É sempre importante você assinar seu e-mail, pois na sua assinatura você poderá informar os seus dados de contato, local de trabalho, etc. Caso você utilize mais de uma conta de e-mail, você poderá criar uma assinatura para cada conta, desse modo diferenciando-as.

Para criar uma assinatura de e-mail é bem simples. Abra a aba “Arquivo”, clique no menu “Opções”, depois no menu “Email” e por fim clique na opção “Assinaturas...”. Na janela que abrirá, basta clicar em “Novo” e configurar da forma que for melhor para você. Após a assinatura criada, você pode selecionar esta assinatura como padrão para cada conta de e-mail.

Crie grupos de contatos: Caso você tem costume de enviar e-mails para mais de um contato ao mesmo tempo e, sempre os mesmos contatos, criar um grupo de contatos pode ser extremamente útil para você.

Para criar um grupo de contatos, clique em “Novos Itens”, depois em “Mais Itens” e finalmente em “Grupo de contatos”. Irá ser aberta uma janela, onde clicando na opção “Adicionar Membros”, você pode estar adicionando os contatos deste grupo. Depois, é só dar um nome para o grupo de contatos e salvar. Este nome, você utilizará no campo de destinatários quando for enviar algum novo e-mail.

Crie modelos de e-mail: Os modelos de e-mail são essenciais caso você envie muitos e-mails com o conteúdo parecido, mudando somente algumas palavras chave. Os modelos melhorarão sua experiência com o Outlook pois não será mais necessário digitar todo o conteúdo do e-mail, sendo somente necessário editar as informações necessárias.

Para criar um modelo de e-mail, primeiramente você deve criar um novo e-mail e digitar todo o conteúdo que

você deseja. O próximo passo é clicar na aba “Arquivo”, selecionar a opção “Salvar Como”, escolher um local para deixar salvo o modelo e escolher o formato como “Modelo do Outlook”.

Para utilizar o modelo de e-mail, clique em “Novos Itens”, depois em “Mais Itens”, e por fim “Escolher Formulário”. Na caixa de seleção de opção “Examinar”, selecione “Modelos do usuário no sistema de arquivos” e clique em “Procurar...”. Agora é só selecionar a pasta onde os modelos salvos estão que eles aparecerão na tela criada.



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